Как сократить дебиторку за обучение в колледже
Почему в колледже копится долг за платное обучение и как его сократить: верный график платежей, сверка поступлений, возраст долга, напоминания и куратор.
Содержание10 разделов
- 01Откуда берётся долг
- 02Шаг 1. Сверить цены и начисления
- 03Шаг 2. Разобрать несопоставленные поступления
- 04Шаг 3. Учесть движение контингента
- 05Шаг 4. Показать студенту график
- 06Шаг 5. Делить долг по возрасту
- 07Шаг 6. Напоминать сразу
- 08Шаг 7. Подключить куратора
- 09Что говорит закон о расторжении
- 10Как это устроено в Паре
Откуда берётся долг#
В колледже с платным обучением долг редко возникает потому, что студент не хочет платить. Чаще причины в учёте и в информации:
- студент не помнит срок и сумму, график лежит в договоре дома;
- цена выросла после индексации, а студент платит по старой сумме;
- платёж пришёл без ФИО студента или номера договора и висит в несопоставленных;
- студента перевели или отчислили, а начисления продолжаются;
- напоминание уходит раз в семестр, когда долг уже большой.
Первые четыре причины снимаются порядком в данных. Пятая решается регулярностью.
Шаг 1. Сверить цены и начисления#
Реестр должников строится из начислений. Если в 1С начислена сумма, которая не совпадает с договором, долг в реестре ложный, и напоминание вызовет спор. Поэтому первым делом бухгалтерия сравнивает цену в договоре с начислениями.
Часть 3 статьи 54 Закона № 273-ФЗ «Об образовании» требует указывать в договоре полную стоимость обучения и порядок оплаты. Увеличивать стоимость после заключения договора нельзя, кроме индексации на уровень инфляции. Если колледж индексирует цену, новая сумма должна попасть в график до срока платежа.
Шаг 2. Разобрать несопоставленные поступления#
Деньги пришли на счёт колледжа, но в реестре студент числится должником. Так бывает, когда в назначении платежа нет фамилии студента или номера договора, когда платит родственник с другой фамилией, когда один платёж закрывает двух студентов.
Что помогает:
- разбирать очередь несопоставленных поступлений каждую неделю, а не в конце семестра;
- разослать группам реквизиты и образец назначения платежа;
- просить указывать номер договора и фамилию студента;
- отдельно смотреть поступления с пени и неустойкой, чтобы не путать их с оплатой обучения.
Шаг 3. Учесть движение контингента#
Перевод на другую программу, отчисление, академический отпуск меняют сумму к оплате. Если бухгалтерия узнаёт о приказе поздно, начисления идут на студента, который уже не учится, и долг растёт на бумаге. Порядок простой: каждый приказ о движении контингента, который влияет на оплату, должен попадать в бухгалтерию в день подписания.
Шаг 4. Показать студенту график#
Студент платит вовремя, когда знает сумму и дату. Договор с графиком подписывают один раз, и через полгода его никто не помнит. Достаточно показать в кабинете студента договор, график платежей, сколько начислено, сколько оплачено и ближайший срок. Если плательщик родитель, ему нужно видеть то же самое. Подробнее о том, что показывать, в статье «Как студенту видеть оплату обучения без звонков в бухгалтерию».
Шаг 5. Делить долг по возрасту#
Возраст долга это число дней после срока платежа. Удобно делить реестр на корзины:
| Возраст долга | Что делать |
|---|---|
| до 10 дней | Автоматическое напоминание студенту и плательщику |
| 10–30 дней | Повторное напоминание, куратор говорит со студентом |
| 30–90 дней | Звонок бухгалтерии плательщику, письменное уведомление |
| больше 90 дней | Решение руководства по договору с участием юриста |
Шаг 6. Напоминать сразу#
Шаг 7. Подключить куратора#
Куратор видит студента на занятиях и знает, что у него происходит. Если напоминание не сработало, разговор с куратором часто выясняет причину: потерял работу родитель, студент собирается переводиться, платёж застрял в банке. Для этого куратору нужно видеть долги своей группы, но не реестр всего колледжа.
Что говорит закон о расторжении#
Часть 7 статьи 54 Закона № 273-ФЗ позволяет колледжу расторгнуть договор об оказании платных образовательных услуг в одностороннем порядке при просрочке оплаты. По части 8 той же статьи основания одностороннего расторжения указывают в договоре. Это крайняя мера: студент уходит, колледж теряет и долг, и будущие платежи. Поэтому основная работа идёт на шагах 1–7.
Как это устроено в Паре#
Подробнее на странице «Оплата обучения». Если хотите разобрать дебиторку своего колледжа, напишите нам через контакты.
Вопросы и ответы
С чего начать работу с дебиторкой?
Со сверки: совпадает ли цена в договоре с начислениями в 1С и все ли поступления привязаны к студентам. Часть долга в реестре оказывается ошибкой учёта, а не настоящей неоплатой.
Можно ли отчислить студента за неоплату?
Часть 7 статьи 54 Закона № 273-ФЗ разрешает колледжу расторгнуть договор об оказании платных образовательных услуг в одностороннем порядке при просрочке оплаты. По части 8 такие основания должны быть указаны в договоре. Решение о расторжении принимают с юристом колледжа.
Зачем делить долг по возрасту?
Свежий долг в несколько дней обычно закрывается напоминанием. Долг в несколько месяцев требует разговора и решения руководства. Если смешать их в одном списке, бухгалтерия тратит силы на тех, кто и так заплатит.
Должен ли куратор знать о долгах группы?
Куратор видит студента каждую неделю и может напомнить о платеже лично. В Паре куратор видит долги по оплате и ближайший платёж у своих студентов, если колледж открыл ему этот раздел.