Электронный журнал и 1С:Колледж: как работать вместе
Как разделить данные между электронным журналом и 1С:Колледж: что приходит из 1С, что уходит обратно, кто за что отвечает и как не вести данные дважды.
Содержание10 разделов
Почему колледжи ведут данные дважды#
Типичная картина без обмена: преподаватель ставит оценки в бумажный или электронный журнал, а в конце семестра секретарь учебной части переносит итоговые в 1С. Если студента перевели в другую группу, это делают в 1С, а в журнале он ещё неделю числится в старой.
Последствия знакомы любой учебной части:
- ведомость в 1С не совпадает с журналом;
- в журнале нет нового студента, и преподаватель ставит ему оценки на листочке;
- отчисленный студент продолжает получать пропуски;
- перед аттестацией всё сверяют вручную.
Причина одна: одни и те же данные живут в двух местах, и каждое место правят разные люди.
Правило: у каждого вида данных один хозяин#
| Данные | Где ведутся | Куда передаются |
|---|---|---|
| Студенты, группы, движение контингента | 1С:Колледж | в журнал |
| Учебные планы, дисциплины | 1С:Колледж или файл плана | в журнал |
| Приказы: зачисление, перевод, академ, отчисление | 1С:Колледж | в журнал |
| Текущие оценки, посещаемость, темы занятий | журнал | остаются в журнале |
| Итоговые оценки, ведомости промежуточной аттестации | журнал | в 1С:Колледж |
| Договоры, начисления, поступления | 1С:Бухгалтерия | в кабинет студента и бухгалтерии |
Если колледж следует этой таблице, вопрос «где правильная оценка» не возникает. Правильная там, где хозяин.
Что приходит из 1С#
Пара, платформа для колледжей СПО от компании АЛИТ, обменивается данными с 1С:Колледж в базовой редакции и ПРОФ и с любой редакцией 1С:Бухгалтерии.
Контингент и группы. Новый студент появляется в журнале после того, как его зачислили в 1С. Перевод в другую группу тоже приходит из 1С, и списки у преподавателей меняются сами.
Учебные планы. Журнал знает, какие дисциплины изучает группа в семестре и какая форма аттестации по каждой. Если плана в 1С нет, его загружают из файла .plx или Excel.
Приказы. Академический отпуск, восстановление и отчисление меняют, кто должен быть в журнале и с какой даты. Пропуски до даты зачисления студенту не показываются.
Что уходит в 1С#
Справочники: главное место, где обмен ломается#
Самая частая проблема обмена: одна дисциплина записана в 1С по-разному. «Информатика», «Информатика и ИКТ» и «ОУД.07 Информатика» в разных планах становятся тремя дисциплинами в журнале.
Что помогает:
- Справочник дисциплин в журнале с объединением дублей.
- Отчёт о качестве данных: расхождения в справочниках и данных 1С видны до того, как попадут в ведомость.
- Ответственный за справочники в учебной части. Исправлять лучше в 1С, тогда при следующем обмене ошибка не вернётся.
Как проверить обмен перед запуском#
Прежде чем открывать журнал преподавателям, учебная часть и ИТ проходят короткую проверку на одной группе:
- Сравнить список группы в 1С и в журнале: совпадают ли фамилии, подгруппы и даты зачисления.
- Провести в 1С тестовый перевод студента и убедиться, что он ушёл из старой группы в журнале и появился в новой.
- Сверить дисциплины семестра с учебным планом: нет ли лишних и задвоенных.
- Завести пробную ведомость, закрыть её и найти итоговые оценки в 1С:Колледж.
- Если колледж ведёт платное обучение, открыть кабинет студента и сверить договор и долг с 1С:Бухгалтерией.
Если все пять пунктов сходятся, обмен можно включать для пилотных групп.
Кто за что отвечает#
- Учебная часть ведёт контингент и приказы в 1С, закрывает ведомости в журнале.
- Преподаватель работает только в журнале: отметки, темы, оценки. В 1С ему заходить не нужно.
- ИТ колледжа настраивает обмен один раз и смотрит, что он проходит.
- Бухгалтерия работает в 1С:Бухгалтерии как раньше, а договоры и поступления студента видны ему в кабинете.
А если 1С нет#
Если в колледже нет 1С, контингент, учебные планы и расписание переносим в Пару из Excel. Колледжу с 1С переход проще: после запуска данные обновляются сами, без повторных загрузок.
А как же журнал внутри 1С#
У 1С:Колледж ПРОФ есть своё расширение для электронного журнала. Колледжи выбирают отдельную систему журнала рядом с 1С, когда нужно другое:
- кабинет в телефоне у студента и преподавателя без отдельной лицензии на мобильный доступ;
- расписание с заменами и push-уведомлениями студентам в той же системе;
- обращения, справки и оплата обучения в одном кабинете студента.
Вывод#
Журнал и 1С работают вместе, когда данные не дублируются. 1С ведёт контингент, планы, приказы и итоговые оценки, журнал ведёт текущую работу на парах. Обмен идёт автоматически в обе стороны, а справочники держит в порядке один ответственный.
Как устроен обмен с 1С:Колледж и 1С:Бухгалтерией в Паре, описано на странице «Работает рядом с 1С». Журнал преподавателя и ведомости учебной части можно открыть в демо.
Вопросы и ответы
Нужно ли отказываться от 1С:Колледж, чтобы вести электронный журнал в другой системе?
Нет. 1С остаётся учётной системой для контингента, приказов и итоговых оценок. Журнал берёт оттуда студентов, группы и планы и возвращает итоговые оценки.
Какие данные приходят из 1С в журнал?
Из 1С:Колледж, базовой или ПРОФ: контингент, группы, учебные планы и приказы. Из любой редакции 1С:Бухгалтерии: договоры, начисления и поступления, если колледж ведёт платное обучение.
Что уходит из журнала обратно в 1С?
Итоговые оценки и закрытые ведомости промежуточной аттестации. Текущие отметки и посещаемость остаются в журнале.
Что делать, если в 1С и в журнале разные названия одной дисциплины?
Объединить дубли в справочнике дисциплин журнала и исправить источник в 1С. Отчёт о расхождениях показывает такие места до того, как они попадут в ведомость.