Как перевести колледж на электронный журнал без остановки учебного процесса
Пошаговый переход колледжа на электронный журнал: локальный акт, пилот на нескольких группах, параллельный период, контроль заполняемости и обмен с 1С.
Содержание10 разделов
Что говорит закон#
Федеральный закон не обязывает колледж вести журнал именно в электронном виде. Пункт 11 части 3 статьи 28 Закона № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» относит к обязанностям организации индивидуальный учёт результатов освоения образовательных программ и хранение этих сведений в архивах «на бумажных и (или) электронных носителях».
Формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости колледж устанавливает сам локальным нормативным актом, это часть 2 статьи 30 того же закона. Отсюда первый шаг перехода: документ, а не программа.
Шаг 1. Локальный акт#
Положение об электронном журнале отвечает на вопросы, которые иначе всплывут в первую неделю:
- журнал считается основным документом учёта или вспомогательным на время перехода;
- кто и когда ставит отметки: на паре или до конца дня;
- кто может исправить оценку за прошедшее занятие и как фиксируется причина;
- как журнал хранится и выгружается в архив;
- кто отвечает за доступы: учебная часть, ИТ или администратор системы.
Положение принимают в порядке, который прописан в уставе колледжа. Оно затрагивает права студентов, поэтому по части 3 той же статьи 30 учитывают мнение совета обучающихся и совета родителей, если они созданы.
Шаг 2. Пилот на двух-трёх группах#
Пилот снимает главный страх: что всё сломается разом. Группы выбирают так, чтобы проверить разные условия:
- одну группу с активными преподавателями, которые сами просили электронный журнал;
- одну обычную, где часть преподавателей старше и работает с бумагой много лет;
- по возможности группу с подгруппами и практикой, где журнал устроен сложнее.
Вход в кабинеты на этом этапе открывают только пилотным группам. Остальные студенты и преподаватели систему не видят и вопросов в учебную часть не несут.
Шаг 3. Параллельный период#
Бумажный журнал на пилотных группах не убирают сразу. Месяц или до ближайшей аттестации преподаватели ведут оба. В конце периода учебная часть сверяет выборку пар: совпадают ли отметки и оценки.
Что обычно находится при сверке:
- пары из расписания, к которым нет записи в журнале;
- оценки, поставленные в бумажный журнал позже, чем в электронный;
- расхождения в составе подгрупп.
Каждое расхождение показывает, где правила журнала надо уточнить, до того как журнал получат все группы.
Шаг 4. Обучение без лекций#
Что снижает число вопросов:
- журнал открывается с телефона, ноутбук на паре не нужен;
- если связь пропала, черновик сохраняется и уходит в систему позже;
- в сетке журнала оценки вводятся с клавиатуры, как в таблице;
- у преподавателя есть список своих незакрытых пар, и он видит, что не заполнено.
Шаг 5. Контроль заполняемости#
Учебная часть контролирует журнал по отчётам и не ждёт сдачи журналов в конце месяца. Достаточно трёх отчётов:
- Незакрытые пары по всем преподавателям: какие занятия прошли без отметок.
- Заполняемость журналов по преподавателям и группам.
- Сверка расписания и журнала: пары в расписании без записи в журнале и наоборот.
Шаг 6. Расширение на отделение и колледж#
Журнал открывают следующим группам, когда на пилоте выполнены три условия:
- отметки появляются в день занятия;
- расхождений с бумажным журналом при сверке нет;
- преподаватели пилотных групп не просят вернуть бумагу.
Дальше шаг тот же: отделение, параллельный период, сверка, затем весь колледж. Бумажный журнал отменяют приказом после того, как электронный стал основным документом по положению.
Что делать с 1С:Колледж#
Частые ошибки#
- Перевести весь колледж с 1 сентября. Все вопросы приходят в учебную часть в одну неделю.
- Убрать бумажный журнал в первый день. Нечем проверить, что электронный заполняется полностью.
- Учить по инструкции на 40 страниц. Преподаватель запоминает три действия на своей паре быстрее.
- Разрешить правку любых прошлых оценок без причины. К аттестации журнал перестаёт быть документом.
Вывод#
Переход на электронный журнал проходит спокойно, если идти по группам: положение, пилот, параллельный бумажный журнал, сверка, расширение. Учебный процесс не останавливается, 1С работает как раньше, а учебная часть видит заполняемость каждый день.
Так запускали Пару, платформу для колледжей СПО, в первом колледже: вход в кабинеты открывали по списку групп. Как это выглядит у преподавателя и учебной части, можно посмотреть в демо без регистрации. Порядок запуска по шагам описан на странице «Запуск».
Вопросы и ответы
Обязан ли колледж вести электронный журнал?
Прямой федеральной обязанности нет. Закон «Об образовании» требует вести индивидуальный учёт результатов обучения на бумажных и (или) электронных носителях. Форму учёта колледж выбирает сам и закрепляет локальным актом.
Можно ли перейти на электронный журнал в середине семестра?
Можно, если начинать с нескольких групп и оставить бумажный журнал на время параллельного периода. Весь колледж разом в середине семестра переводить рискованно.
Сколько длится параллельный период?
Обычно до конца месяца или до ближайшей аттестации: пока учебная часть не убедится, что электронный журнал заполняется полностью и сходится с бумажным.
Что делать с 1С:Колледж при переходе?
Оставить как есть. Студенты, группы и планы приходят из 1С в журнал, итоговые оценки уходят обратно. Данные никто не вводит дважды.
Как понять, что переход удался?
По отчёту заполняемости: пары в расписании закрыты отметками в день занятия, а список незакрытых пар у преподавателей короткий и не копится.