Как студенту видеть оплату обучения без звонков в бухгалтерию
Как показать студенту и родителю договор, график платежей, долг и поступления в кабинете: откуда брать данные, как сверять оплаты и напоминать о долге.
Содержание10 разделов
Почему в бухгалтерию звонят#
В колледже с платным обучением бухгалтерия каждый день отвечает на одни и те же вопросы:
- сколько я должен и до какого числа платить;
- дошёл ли мой платёж;
- почему мне пишут о долге, если я заплатил;
- какая сумма за следующий семестр.
Ответ на каждый вопрос уже есть в 1С:Бухгалтерии. Студент просто его не видит, поэтому звонит, пишет куратору или приходит лично. Бухгалтер тратит время на поиск и пересказ данных, которые можно показать.
Что показывать студенту#
| Раздел | Что видит студент |
|---|---|
| Договор | Номер, дата, кто заказчик и плательщик |
| График платежей | Суммы и сроки: помесячно, по семестрам или за год |
| Начислено и оплачено | Сколько начислено к текущей дате и сколько поступило |
| Долг | Сумма к оплате и ближайший срок |
| История поступлений | Каждый платёж с датой и суммой |
Если плательщик по договору родитель, он видит то же самое в своём кабинете. Если детей несколько, родитель переключается между ними.
Что говорит закон о договоре#
Часть 3 статьи 54 Закона № 273-ФЗ «Об образовании» требует указывать в договоре об оказании платных образовательных услуг полную стоимость и порядок оплаты. Увеличивать стоимость после заключения договора нельзя, кроме индексации на уровень инфляции из параметров федерального бюджета.
Откуда брать данные#
Источник один: 1С:Бухгалтерия, редакция не важна. Из неё в кабинет передаются договоры, начисления и поступления. Бухгалтер не вносит оплату второй раз, а данные в кабинете и в 1С совпадают.
Чтобы цифры в кабинете были верными, бухгалтерия раз в месяц проверяет две вещи:
- сверку цен: совпадает ли цена в договоре с начислениями в 1С;
- движение контингента: переводы, отчисления и академические отпуска меняют сумму к оплате.
Как платёж находит студента#
Студент платит через банк, деньги приходят в колледж, выписка попадает в 1С. Дальше поступление надо привязать к студенту. Платформа сопоставляет поступления со студентами сама, а те, что сопоставить не удалось, складывает в очередь несопоставленных. Обычно это платежи, где в назначении нет ФИО студента или номера договора. Бухгалтер разбирает очередь вручную, и после этого платёж появляется в кабинете студента. Чем короче очередь, тем меньше вопросов «я заплатил, а долг висит».
Что помогает сократить очередь:
- разослать группам реквизиты и образец назначения платежа;
- просить указывать номер договора вместе с фамилией студента;
- отдельно смотреть поступления с пени и неустойкой, чтобы не путать их с оплатой обучения.
Как напоминать о долге#
Реестр дебиторки показывает должников и возраст долга: сколько дней прошло после срока платежа. Из реестра бухгалтерия отправляет напоминания, и студент получает уведомление в телефон.
Куратор группы тоже видит долги по оплате и ближайший платёж у своих студентов. Ему не нужно спрашивать бухгалтерию, кто из группы должен.
Когда вопрос всё-таки нужен#
Часть вопросов кабинет не снимает: перенос срока платежа, изменение условий оплаты, спор о сумме. Для них у студента есть обращение в бухгалтерию прямо из кабинета. Вопрос приходит от конкретного студента, к нему можно приложить квитанцию, у обращения есть статус и история переписки. Бухгалтеру не нужно выяснять по телефону, кто звонит и о чём, а студент видит, что его вопрос принят.
Персональные данные#
Сведения о договоре и долге относятся к персональным данным студента и плательщика. В кабинете их видят только сам студент, плательщик по договору и сотрудники, которым колледж открыл этот раздел. Кто смотрел данные, фиксируется в журнале доступа. Подробнее о требованиях закона в статье «Персональные данные студентов: что требует 152-ФЗ от колледжа».
Порядок запуска для бухгалтерии#
- Настроить обмен с 1С:Бухгалтерией: договоры, начисления, поступления.
- Сверить цены договоров с начислениями и исправить расхождения до того, как студенты увидят суммы.
- Открыть раздел оплаты одной группе и собрать вопросы за первые две недели.
- Отправить группам реквизиты и образец назначения платежа как документ колледжа.
- Открыть раздел всем платным студентам и их плательщикам.
Вывод#
Студент видит договор, график, долг и поступления в кабинете, родитель-плательщик видит то же самое у себя. Данные приходят из 1С:Бухгалтерии, платежи сопоставляются со студентами, должники получают напоминания в телефон. Бухгалтерия отвечает на вопросы, которые требуют её решения, а не пересказывает выписку.
Как это выглядит у студента и бухгалтера, показано на странице «Оплата обучения» и в демо.
Вопросы и ответы
Что студент должен видеть в кабинете по оплате?
Свой договор, график платежей, сколько начислено и оплачено, текущий долг и историю поступлений. Если платит родитель, то же самое видит он в своём кабинете.
Откуда берутся данные об оплатах?
Из 1С:Бухгалтерии: договоры, начисления и поступления передаются в кабинет автоматически. Вручную бухгалтерия ничего не дублирует.
Почему оплата студента не видна в кабинете сразу после платежа?
Поступление появляется после того, как оно пришло из 1С и сопоставлено со студентом. Платежи, которые не удалось сопоставить, например без ФИО или номера договора в назначении, бухгалтер разбирает вручную.
Можно ли напоминать о долге автоматически?
Да. Бухгалтерия отправляет напоминания должникам из реестра дебиторки, студент получает уведомление в телефон.